Guiden till ett framgångsrikt mässdeltagande

Bli en mässmästare på Kistamässan
Lär dig planera, genomföra, följa upp och utvärdera din bästa mässa någonsin!

Hur kommer det sig att vissa utställare lyckas bättre och kommer hem med betydligt fler leads än andra? I studier av mässdeltagande där nöjda utställare jämförts med mindre nöjda utställare är en av de vanligaste skillnaderna att de nöjda utställarna har varit betydligt mer aktiva och engagerade i sitt deltagande.

Framgången handlar sällan om tillfälligheter utan om målmedvetet jobb innan, under och efter mässan. Av den anledningen har vi tagit fram en verktygslåda, som är laddad med tips, inspiration och en checklista som vi hoppas kan hjälpa dig att förbereda och genomföra ert framgångsrika mässdeltagande med flera affärsmöjligheter.

1. Planera!

    a. Sätt tydliga mål

    b. Vad händer i montern?

    c. Hur är en bra monter?

2. Kommunicera ditt mässdeltagande och skapa trafik till er monter

    a. Biljett och inbjudan

    b. Webb

    c. Mässlogotyp

    d. E-post

    e. Utställarkatalogen på mässans hemsida

    f. Gå vår utställarkurs 

3. Maximera synligheten inför och under mässan med ExpoXtra

4. Genomför!

    a. Attrahera besökarna 

    b. Ge ett bra intryck

    c. Underlätta för dig själv

    d. Omvärldsanalys

5. Följ upp!

    a. Gör affärer av dina leads

    b. Lyckas även med osäkra leads

6. Utvärdera!

    a. Mät era framgångar

    b. Utvecklas

    Checklista 

 

1. Planera!

a. Sätt tydliga mål

Det finns många skäl till att ställa ut på mässor. Förutom att ”hitta leads” eller ”träffa kunder”, finns många andra anledningar till att ställa ut. Vad ni än väljer för mål och mässtrategi, bör ni för att få maximal effekt av deltagandet, kvantifiera målen och också bryta ner dem per person och dag. Tänk på att priorierera varje möte och samtal.

En bra början är att ställa sig två frågor:

Vilka möten vill vi få till på mässan? 

Vad vill vi att dessa möten ska resultera i?

Ju mer ni kan specificera och beskriva omständigheterna kring dessa två frågor, desto större effekt och affärsnytta får ni av ert deltagande. Vad ni än sätter för mål, är antalet kvalitativa kontakter det viktigaste. Varje kontakt ska ha ett syfte och ett sammanhang som gynnar er verksamhet.

Här är några exempel på mål:

  • Sälja på mässan (till vilka och för hur mycket)
  • Utbildning (vad behöver vi lära våra kunder, partners, användare etc.? Hur många och hur går vi till väga?)
  • Skapa och vårda varumärken (hur kan vi stärka varumärket genom aktiviteter och möten? Använd som många sinnen som möjligt.)
  • Media (vad kan vi formulera som nyhet? Hur får vi kontakt med journalister före, under och efter mässan?)

b. Vad händer i montern?

Utarbeta ett starkt incitament för att ni ska få besökare till er monter. Planera för en tävling eller genomför en produktlansering. En mässrabatt, ett mervärde, en tävling, ett mingel, en känd profil etc. Berätta detta för era kunder och prospekts i god tid innan mässan.

c. Hur är en bra monter?

Er monter är navet under mässan – det är platsen för möten, exponering, demonstrationer och andra aktiviteter som stödjer vägen mot målet: givande samtal som ger resultat. Börja med fyra grundfrågor:

  1. Vilken storlek behöver ni? Utgå från målen och vilka funktioner som montern ska fylla
  2. Hur många besökare väntar ni er?
  3. Hur många kommer att arbeta i montern?
  4. Vad vill ni montern ska signalera för budskap?

Det finns oändliga variationer av monterlösningar; där dyrast inte alltid är bäst.
Med ljud, ljus, bilder och smakupplevelser kan ni skapa bestående intryck för i sammanhanget rimliga kostnader. Och att en enkel standardmonter mycket väl kan räcka till för att förmedla ett kvalitativt budskap. Några tips:

  • Våga vara kreativ i planeringen
  • Se till att monterlösningen följer ert företags grafiska profil
  • Förenkla budskapen!
  • Få har ork att läsa igenom mängder av text på en montervägg. Lyft fram tydliga budskap och er lösning. Hur ni löser kundens problem, förklarar ni under monter samtalet eller i trycksaker.
  • Monterpersonalens klädsel bör matcha både montern, budskapet och företagsprofilen.
  • Planerar ni för fler mässdeltaganden, ta in förslag från någon erfaren monterbyggare eller Artexis.

2. Kommunicera ditt mässdeltagande och skapa trafik till er monter

a. Biljett och inbjudan

Bjud in tilltänkta kunder/prospekts till mässan och er monter genom utskick av mässans tryckta biljetter. Vi förser er med så många kostnadsfria biljetter som ni behöver. Ett tips är att be ekonomiavdelningen bifoga biljetter i kuverten med fakturor och/eller lägga med biljetter i utgående leveranser. Kundvård skapar nöjda kunder och att personligen bli inbjuden till ett evenemang är alltid trevligt.

b. Webb

Berätta att ni ställer ut genom att informera på er webbsida. Lägg upp en mässbanner samt text som berättar om ert deltagande. Ett tips är att även placera mässbannern i botten av era ordinarie e-postsignaturer. På så vis sprider ni ert budskap även till de som kanske normalt sett inte besöker er webbsida. Vi förser er gärna med mässbanners i olika format.

c. Mässlogotyp

Annonsera och/eller skapa eget tryckt material inför mässan. Mässlogotyp finns enkelt tillgänglig att ladda ner från mässans webbplats.

d. E-post

Skicka e-post till era kunder/prospekts och berätta var ni kommer att finnas på mässan och vilka erbjudanden som ni kommer att ha. Kistamässan förser er med en elektronisk inbjudan och vi kan även göra en specialanpassad för ert företag med er logotyp.

e. Utställarkatalogen på mässans hemsida

Allt fler besökare planerar sina besök via nätet – därför lägger vi mycket tid på att utveckla verktyg och möjligheter som underlättar för att ta del av era erbjudanden och information om er verksamhet. När du blir utställare hos får du automatiskt ett login och ett lösenord till mässans hemsida. Här kan ni bland annat presentera ert företag och lägga upp produktnyheter och pressreleaser helt kostnadsfritt. All denna information visas sedan i mässans utställarkatalog på webben.

f. Gå vår utställarkurs

Till många av våra större mässor arrangerar vi speciella utställarkurser med konkreta tips och råd kring planering, genomförande och uppföljning av mässan. Du får även lära dig mer om hur du och din personal bör agera i montern för att nå bästa resultat. Hör efter vad som gäller för ditt mässdeltagande och boka in utställarkursen.

 

3. Maximera synligheten inför och under mässan med ”ExpoXtra”

Utöver den monter du har bokat hos oss, kan du också nyttja en rad tjänster som förstärker ditt mässdeltagande och som underlättar för besökaren att komma ihåg din monter, ditt företag och dina erbjudanden. Oavsett produkt, tjänst eller idé.
Vi kallar det ExpoXtra och det innefattar:

  • Marknadsföringsytor; t.ex. exponering på webb, vepor, golvskyltar, nyhetsbrev, annonser och digitala skyltar
  • Mervärdestjänster; t.ex. utvärderingar, workshops, personal med skräddarsydda uppgifter, talartider på konferenser, TV-/webbsändningar
  • Skräddarsydda partner- och sponsorpaket

Varje mässa har skräddarsydda tjänster som är anpassade just till den aktuella mässan, dess besökare och dess utställare. Kontakta oss för mer information för just dina behov och dina resurser!

 

4. Genomför!

a. Attrahera besökarna på mässan

Ta er ur ”bekvämlighetszonen” och möt människor aktivt. Skapa uppmärksamhet kring era speciella aktiviteter såsom era tävlingar och mässerbjudanden etc.

b. Ge ett bra intryck

Se till att ha duktig, positiv och utbildad personal på plats. Kunnig personal inger förtroende.

c. Underlätta för dig själv

Bokför kontakter systematiskt för att enkelt kunna ta kontakt efter mässan.

d. Omvärdsanalys

En mässa är ett bra tillfälle att se vad mer som pågår i branschen. Vilka nya produkter lanseras, vilka nya företag syns på mässan. Hur profilerar konkurrenten sig och mot vilka marknader vänder de sig.

 

5. Följ upp!

a. Gör affärer av dina leads

Följ upp leads omedelbart för att inte tappa dem. Gör därefter uppföljningar kontinuerligt efter mässan.

b. Lyckas även med osäkra leads

Som utställare träffar ni många nya kontakter på mässan. Glöm inte att kontakta de personer som inte är klara leads. Många affärer genomförs också efter mässan. Kontakta de osäkra leadsen före dina konkurrenter.

 

6. Utvärdera!

a. Mät era framgångar

Spåra resultat och mät er ROI. För statistik så att ni kan jämföra ert resultat med andra försäljningsaktiviteter.

b. Utvecklas

Fundera på vad ni kan göra bättre till nästa gång. Skriv ner konkreta förslag som kan diskuteras när en ny marknadsplan ska skapas inför nästa mässa.

 

Checklista

Ta hjälp av checklistan och bocka av det som är avklarat. Checklistan är till för att ni ska kunna vara bättre förberedda och få ut mer av ert mässdeltagande.

  1. Skapa en marknadsföringsplan för mässan och ta fram ett incitament för att besökarna ska komma till er monter
  2. Logga in på ditt konto på mässans hemsida och lägg upp information om företaget, era produktnyheter och pressreleaser
  3. Beställ biljetter
  4. Skicka ut biljetter, både tryckta och digitala. Informera om er monter samt era erbjudanden
  5. Inkludera texten ”Besök oss i monter XX på XX” samt exponera mässans logotyp i er övriga annonsering
  6. Planera er monter
  7. Läs den tekniska informationen från mässhallen och gör eventuella extrabeställningar
  8. Utbilda monterpersonalen
  9. Förbered pressreleaser/presspaket som kommer att finnas i er monter under mässan

Lycka till!

Onlinebeställning 

Gör din beställning hos Workman Event


Delta på Artexis mässakademi - gratis!


Kistamässan varnar för blufföretag!

Klicka här för att läsa om hur de går till väga


Teknisk chef, Kistamässan

Jan Thorén
08-506 650 49
jan.thoren(a)artexis.se